Page 78 - 103年消防月刊 6月號 (全)

Fire Safety Monthly

（二）資料呈現效率化 五、使用工具
如何讓檔案夾內資料精準呈現，保留歷
以上4種架構之資料夾，在公文影本資
史價值高的內容，以年度性資料為例，摒棄
料夾建置時，可能會遇到歷史公文資料甚
過去依業務項目設定資料夾，改為重新定義
多，只單純使用掃描機將紙本公文轉存電子
資料夾（圖9），篩選具價值與留存意義的
檔，耗時長且手續繁雜（平均掃描1張A4文
資料， 架構如下：
檔耗時1秒鐘，掃描過程需不停手動更換紙
1.公文影本
本），勞心費力，因此新竹市消防局參考現
2.資料數據（月、季、年）
行使用普遍之行動裝置裝載掃描App加速資
3.影像資料（照片、影片）
料儲檔流程，利用市面上App商店裡所提供
4.成果資料（專案說明、數據總結）
免費掃描工具（例如：CamScanner掃描全
能王、Handy Scanner），只要使用行動裝
置拍攝公文紙本即可轉成掃描文檔。
以使用CamScanner掃描全能王App
為例，可加速紙本公文轉存掃描文檔之建置

時間，除簡便作業流程，減少人力時間耗費
外，也大幅提升整體效率。
◆ ◆圖 9◆◆修改後保留有價值資料 (After)
六、備份保存

各外勤消防分隊儲管各年份資料控制
四、專案說明
在約8~11GB（1～2張光碟）以內（圖
春安工作、元宵防火、清明防災等業務
11），除便利硬碟儲存管理上，並透過光碟
資料，於例行性業務資料夾中已儲管，因有
模式備份保存。
重複，可利用「專案說明表」說明專案期間
相關執行業務之數據與資料（圖10）。

ϋܓ ʱඟ ɧ͏ʱඟ ࡼ௟ʱඟ ׼ಳʱඟ Έూʱඟ
98ϋ 2.34G 2.26G 4.02G 2.97G
99ϋ 5.25G 3.02G 5.06G 4.59G
100ϋ 4.62G 4.06G 7.45G 10.8G
101ϋ 6.92G 5.21G 7.12G 8.9G
102ϋ 4.58G 4.72G 8.23G 7.38G

◆ ◆圖 11◆◆第二大隊所屬分隊儲管資料容量

七、結論

資料檔案記錄著單位的歷史，透過妥善
◆ ◆圖 10◆◆專案說明表
的數位檔案儲存與管理，得以完整記錄消防
單位推展過程與業務運行軌跡，推動數位資
料儲管，冀盼透過全面性一致的數位管理，
共同努力為「消防」保留最珍貴的資料。

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