Page 96 - 消防月刊-101年4月號
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內政部消防署檔案室採密集式檔
案架依定期保存檔案與永久保存
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檔案分置存放
維、新措施及管理規範，全面推動檔案新制政 經估計每件發文平均約有3個受文者，則實際
策。 發文件數計6萬5,121件。至100年底歸檔公文
內政部消防署於84年3月1日消警分隸正式 計5萬5,783件，97、98年度共銷毀檔案計2萬
成立，職掌規劃及執行全國消防行政及災害防 9,983件，而典藏檔案自84年3月1日起至100年
救事務，統一指揮、監督全國消防機關執行消 12月31日止計49萬4,727件（永久保存檔案約3
防及災害搶救任務。為利檔案管理及保存，內 萬7,426件，定期保存檔案約45萬7,301件）檔
政部消防署於辦公大樓8樓設有檔案庫房1間， 案類型有紙本類、光碟及磁片類，平均每年新
面積約236.75平方公尺（71.6坪），用於存放 增歸檔數量約為5萬餘件。
歷年來之檔案資料，檔案庫房設有磁卡密碼， 從以上統計可見，文書檔案之處理作業不
需由檔案管理人員刷卡始得進入。庫房內設有 能沒有專業的人員辦理與協助。因此，資訊化
軌道式檔案架、防潮箱及加鎖之檔案櫃，將檔 應視為重點考量，面對日益龐雜的檔案業務，
案依儲存媒體型式、機密性質之不同，分開存 如何藉著資訊化推動，簡化業務單位之文書作
放保管。 業、流程及公文數量，以及建立標準化之公
在檔案管理業務方面，內政部消防署秘 文製作、流程及檔案管理制度，將是嚴峻的挑
書室文書科設置檔案室及檔案專責人員2名； 戰。
另輔以替代役4人，業務職掌分工明確，並建 文書管理業務，從收文、分文之正確性、
立職務代理人制度。內政部消防署100年總收 收文各項欄位之登入、電子公文收發文、繕
文量計4萬3,665件，總發文量計2萬1,707件， 校、監印、封發郵寄等，從總收文每一階段，
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